Наша компания — это стабильный бизнес, доказавший свою устойчивость и способность к развитию в любых условиях. Сегодня мы ищем не просто администратора, а лидера, который станет архитектором эффективной и комфортной рабочей среды для всей команды.
Ваша миссия: выстроить и поддерживать безупречную работу офисной инфраструктуры (2 этажа), управляя командой и превращая рутинные процессы в отлаженные, эффективные системы.
Ключевые направления вашей ответственности:
1. Лидерство и развитие команды (офис-менеджеры, курьеры, водитель):
- Распределение задач, контроль качества и сроков исполнения.
- Составление графиков работы и отпусков, проведение планерок.
- Обучение новых сотрудников, наставничество и оценка эффективности команды.
2. Оптимизация бизнес-процессов — ваша основная ценность:
- Анализ и реинжиниринг: выявление «узких мест» (закупки, корреспонденция, организация встреч) и разработка понятных регламентов и инструкций.
- Внедрение улучшений: инициация и реализация проектов по автоматизации и оптимизации рутинных задач.
- Контроль стандартов: Обеспечение соблюдения установленных процедур всеми сотрудниками.
3. Управление офисной экосистемой:
- Пространство и комфорт: контроль за чистотой, порядком, планировкой рабочих мест и рассадкой сотрудников.
- Ресурсы и инфраструктура: организация обслуживания и ремонта техники, мебели, контроль за запасами расходных материалов.
- Бюджет и закупки: формирование и контроль бюджета на административные нужды, ведение переговоров с поставщиками.
4. Документооборот и коммуникации:
- Организация эффективного движения внутренних документов (ЭДО) и внешней корреспонденции (электронной/физической).
- Внедрение и поддержка системы архивного хранения документов.
- Организация внутренних мероприятий, совещаний и поддержание рабочей атмосферы.
Портрет нашего идеального кандидата:
Опыт и компетенции (Hard Skills):
- Опыт от 3-х лет на позиции офис- или административного менеджера, включая не менее 1-2 лет управления командой (2-5 человек).
- Доказанный опыт успешной оптимизации процессов и внедрения улучшений — ключевое требование.
- Уверенное владение MS Office (Excel, Word, PowerPoint), знание основ делопроизводства и ЭДО.
- Умение составлять и контролировать бюджет, вести переговоры с поставщиками, понимание основ закупок.
- Техническая грамотность (оргтехника, базовое понимание сетей).
Личные качества (Soft Skills):
- Проактивное лидерство: способность мотивировать команду, брать на себя ответственность и видеть возможности для улучшений.
- Системное мышление и диспетчерские способности: умение управлять множеством параллельных процессов, быстро переключаться и распределять ресурсы.
- Безупречная коммуникация и клиентоориентированность: вы строите отношения с коллегами, руководством и поставщиками, где сотрудники — ваши внутренние клиенты.
- Стрессоустойчивость, внимательность к деталям и высокий уровень лояльности. Готовность соблюдать строгие правила конфиденциальности.
- Здравый баланс: понимание, что роль сочетает проектные задачи по оптимизации с необходимой ежедневной операционной работой.